Contatti da WhatsApp, e-mail e portali: come non perderne nessuno

In breve. Una richiesta si perde quasi sempre per un motivo banale: è arrivata nel posto sbagliato. Un messaggio su WhatsApp, una mail dal portale, una telefonata persa: se ogni canale vive per conto suo, qualcuno resta senza risposta. Bastano tre abitudini: un solo elenco, un tempo di risposta fissato, una nota dopo ogni contatto.

Perché i contatti si perdono

Succede in agenzie piccole e grandi, per ragioni ordinarie. La mail del portale finisce in una casella che guarda solo una collega, in ferie. Il cliente scrive sul WhatsApp personale di un collaboratore, che poi cambia telefono. Una persona chiama due volte e nessuno la collega alla mail di ieri. Il contatto non è stato «rifiutato»: semplicemente non è stato visto.

Un solo elenco per persona

Il primo passo è decidere dove si guarda. Non servono strumenti complicati: serve che ogni contatto, da qualsiasi canale arrivi, abbia una riga con nome, telefono, immobile richiesto e canale. Se la stessa persona scrive da portali diversi, o prima per mail e poi su WhatsApp, deve restare una persona sola, con tutta la storia sotto. Così, quando richiama, Lei sa già cosa vi siete detti.

Rispondere in tempo

Non esiste un tempo di risposta fissato per legge, ma chi cerca casa scrive a più agenzie e di solito dà retta a chi per primo gli risponde con qualcosa di concreto. Un criterio pratico: una prima risposta breve in giornata, anche solo «ho ricevuto, La ricontatto domani con le informazioni». Per i clienti stranieri conta la lingua: una risposta semplice in inglese o in tedesco vale più di una perfetta in italiano arrivata dopo tre giorni. Su questo tema c'è anche Come rispondere in tempo ai contatti di Immobiliare.it e Idealista.

Una nota dopo ogni contatto

Dopo una telefonata o una visita, due righe: cosa ha detto, cosa gli avete promesso, quando ricontattarlo. Senza la data del prossimo contatto, il cliente cade nel buco tra una settimana e l'altra. Una volta a settimana controlli chi non è stato ricontattato da più di quattro o cinque giorni.

Domande frequenti

WhatsApp personale o WhatsApp Business? Per l'agenzia è meglio un numero di lavoro, così i messaggi non dipendono dal telefono di una persona sola. La scelta dello strumento conta meno della regola: ogni messaggio finisce nell'elenco comune.

Quando richiamare un contatto senza risposta? Dopo uno o due giorni, con una seconda mail o un messaggio breve; poi una pausa di una settimana. Se non risponde, lo segni e passi oltre.

E i dati personali di chi scrive? Anche nome e telefono sono dati personali: li tenga solo in strumenti dell'agenzia e per il tempo che serve alla pratica.

Velvoce raccoglie in un unico elenco, per persona, la corrispondenza dell'agenzia: e-mail, portali, telefonate e visite. Per ogni richiesta prepara una risposta nella lingua del cliente: la legge, la corregge e la invia Lei. Vedi come funziona →